Version zur Kenntnis nehmen

Benutzer, die eine Version zur Kenntnis nehmen sollen, werden nach der Freigabe auf folgenden Wegen über die Kenntnisnahme benachrichtigt:

• Benachrichtigungen im Portal-Header

• E-Mail

Versionen können Sie je nach Kontext entweder über den Kenntnisnahme-Drawer oder direkt über die Weiteren Aktionen zur Kenntnis nehmen:

Aktion	Beschreibung
Kenntnisnahme aufrufen	Mit dieser Aktion können Kenntnisnehmer den Kenntnisnahme-Drawer öffnen, um dort ihre Kenntnisnahme auszuführen. Siehe auch: Kenntnisnahme-Drawer Die Aktion führen Sie in folgenden Bereichen aus: Weitere Aktionen des Objekts Weitere Aktionen der Kenntnisnahme-Karten in Aktuelle Aufgaben Versionsauswahl im Content-Bereich des Objekts Benachrichtigung im Portal-Header
Kenntnisnahme durchführen	Sie können die Version zur Kenntnis nehmen, ohne zuvor in den Kenntnisnahme-Drawer zu navigieren. Die Aktion führen Sie in folgenden Bereichen aus: Weitere Aktionen des Objekts Weitere Aktionen der Kenntnisnahme-Karten in Aktuelle Aufgaben Versionsauswahl im Content-Bereich des Objekts Achtung: Details zu den Änderungen am Prozess entgehen Ihnen möglicherweise, da Sie das Objekt nicht sehen.

Anleitung — Kenntnisnahme im Drawer ausführen:

1. 1. Klicken Sie im Bereich Meine Aufgaben | Aktuelle Aufgaben auf die Weitere Aktionen der entsprechenden Aufgabenkarte und dann auf Kenntnisnahme aufrufen:

      

   2. Klicken Sie in den Weiteren Aktionen des Objekts auf Kenntnisnahme aufrufen, z. B. in der Sidebar

      Hinweis: Der Eintrag ist nur sichtbar, wenn die Version des Objekts, das zur Kenntnis genommen werden soll, aktuell ausgewählt ist.

   3. Klicken Sie im Portal-Header auf die Kenntnisnahme-Benachrichtigung:

      

   4. Klicken Sie auf die Versionsauswahl im Header des Objekts und dann auf den Eintrag Kenntnisnahme aufrufen:

      

      Hinweis: Der Eintrag ist nur sichtbar, wenn die Version des Objekts, das zur Kenntnis genommen werden soll, aktuell ausgewählt ist.

2. Klicken Sie im Kenntnisnahme-Drawer auf Zur Kenntnis nehmen:

   

   Hinweis: Standardmäßig müssen sich Kenntnisnehmer nicht authentifizieren, wenn sie eine Version zur Kenntnis nehmen. Allerdings können Sie am Portalbericht konfigurieren, dass sich Kenntnisnehmer bei der Kenntnisnahme erneut authentifizieren müssen. Siehe auch Kenntnisnahme mit Authentifizierung konfigurieren.

Anleitung — Kenntnisnahme direkt durchführen:

1. 1. Klicken Sie im Bereich Meine Aufgaben | Aktuelle Aufgaben auf die Weiteren Aktionen der entsprechenden Aufgabenkarte

   2. Öffnen Sie die Weiteren Aktionen des Objekts, z. B. über die Sidebar

      Hinweis: Der Eintrag ist nur sichtbar, wenn die Version des Objekts, das zur Kenntnis genommen werden soll, aktuell ausgewählt ist.

   3. Klicken Sie auf die Versionsauswahl im Header des Objekts:

      

      Hinweis: Stellen Sie zuvor sicher, dass die Version des Objekts, das zur Kenntnis genommen werden soll, ausgewählt ist.

2. Klicken Sie auf den Eintrag Kenntnisnahme durchführen:

   

   Hinweis: Standardmäßig müssen sich Kenntnisnehmer nicht authentifizieren, wenn sie eine Version zur Kenntnis nehmen. Allerdings können Sie am Portalbericht konfigurieren, dass sich Kenntnisnehmer bei der Kenntnisnahme erneut authentifizieren müssen. Siehe auch Kenntnisnahme mit Authentifizierung konfigurieren.

Ergebnisse:

• Im BPM-Report Offene Kenntnisnahmen wird die Kenntnisnahme des Benutzers als erledigt angezeigt, wenn die Kenntnisnahme anderer Benutzer noch offen ist:

  

• Im Kenntnisnahme-Drawer wird die Kenntnisnahme als erledigt angezeigt:

  

• Im Bereich Meine Aufgaben wird die erledigte Kenntnisnahme als Karte in Aufgabenverfolgung angezeigt: